ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ และเครื่องมือในการจัดการสินค้าคงเหลือ

ระบบ MRP (Manufacturing Resource Planning) เป็นระบบที่ใช้ในงานบริหารการผลิตในธุรกิจประเภทอุตสาหกรรมการผลิต เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการใช้วัตถุดิบว่าใช้ในช่วงใดบ้าง ปริมาณเท่าใด นำไปใช้ในเงื่อนไขอะไร (ผลิต, ขาย) เพื่อให้ปริมาณสินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่เหมาะสม (ไม่สูงหรือต่ำเกินไป) รวมไปถึงการจัดการเรื่อง เงินทุน แรงงาน และเครื่องจักร และ การจัดการวางแผน และ ควบคุมการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
       ระบบ MRP มีหลักการทำงานโดยสรุปอย่างไรวัตถุประสงค์หลักในธุรกิจการผลิต คือต้องการผลิตสินค้าให้ทันเวลาและเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยควบคุมให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อผลตอบแทนที่ดีที่สุด การทำงานของระบบ MRP โดยเริ่มจากปริมาณสินค้าทั้งหมดที่ต้องการ โดยคำนวณจากจำนวนยอดขายทั้งหมดที่ลูกค้าสั่งซื้อเข้ามา จำนวนยอดสินค้าที่ค้างส่ง และ ปริมาณการใช้สินค้าในกรณีอื่นๆ เมื่อได้ยอดสินค้าทั้งหมดแล้ว จากนั้นก็จะต้องตรวจสอบกับสินค้าในคลังสินค้าสำเร็จรูปพร้อมขาย ว่ามีจำนวนเพียงพอหรือไม่ ถ้ามีเพียงพอ ก็จะจัดเตรียมสินค้า และ จัดส่งสินค้าให้ลูกค้า แต่ถ้าหากสินค้ามีไม่พอที่จะส่งให้ลูกค้า ก็จะต้องทำการวางแผนการผลิตสินค้า ตามจำนวนที่ยังขาดอยู่ โดยการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการวัตถุดิบ ว่าจะต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร และต้องใช้เวลาใดบ้าง ใช้เครื่องจักรไหนบ้าง ใช้พนักงานเท่าไหร่ โดยคำนวณจากรายการวัตถุดิบ (Bill of Material) ซึ่งได้กำหนดว่าสินค้าสำเร็จรูปแต่ละชนิดประกอบด้วยวัตถุดิบอะไรบ้าง และ รายการใช้วัตถุดิบในกรณีอื่นๆ เมื่อได้วัตถุดิบทั้งหมดแล้ว ก็จะต้องมาตรวจสอบวัตถุดิบ ว่ามีเพียงพอหรือไม่ โดยตรวจสอบจาก ยอดคงเหลือของวัตถุดิบคงคลัง และ รายการวัตถุดิบที่ค้างรับจากการสั่งซื้อ (อยู่ในระหว่างการจัดส่งจากผู้จำหน่าย) ถ้าวัตถุดิบเพียงพอ ก็เบิกวัตถุดิบไปผลิตสินค้า ตามแผนการผลิต ขบวนการผลิต และ การควบคุมการผลิต เมื่อผลิตเสร็จก็จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ระบบก็เชื่อมต่อไปยังการบริหารข้อมูลทางด้านต้นทุน บัญชี และการเงิน

ประโยชน์ของระบบ MRP

1 .ช่วยลดต้นทุนสินค้าได้มาก เนื่องจากมีการวางแผนการจัดการวัตถุดิบตามหลักสากล และรวมถึงการได้ผ่านการใช้งานจริงมาแล้วจากโรงงานที่นำไปใช้ ซึ่งได้ผลเป้นที่น่าพอใจเป็นอย่างมาก

2 .ช่วยลดปัญหาที่เกิดจากการบริหาร กระบวนการ วัสดุ เครื่องจักร

3 .เป็นที่เก็บองค์ความรู้ขององค์กร เช่น มาตรฐานการผลิต (BOM) วิธีการบริหารจัดการคลังสินค้า วิธีสั่งซื้อ สั่งผลิต ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

4 .สามารถเรียกดูรายงานในการสรุปผลได้ ณ ตอนนั้นเลย แม้จะอยู่ต่างประเทศ

5 .ลดการสูญเสียวัตถุดิบ สินค้า ด้วยนโยบายการบริหารแบบ FIFO ,L4L ,EOQ ,ROP

6 .สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถที่จะตรวจสอบกระบวนการต่างๆได้เหมาะสม สำหรับผู้บรหารที่ต้องการนำเสนอสินค้าให้แก่ลูกค้าปัจจุบัน หรือลูกค้าในอนาคต ด้วยข้อมูลที่มีอยู่จริง

7 .กำหนดระยะเวลาการส่งสินค้าได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น ก่อนผลิตจริง จะได้ไม่ถูกปรับ และสูญเสียความน่าเชื่อถือเมื่อกำหนดเวลาแล้วส่งสินค้าไม่ทัน

8 .สามารถเทียบน้ำหนัก Supplier กับทางองค์กรของตัวเองได้ว่าน้ำหนักแตกต่างกันจะมีผลต่อจำนวนคงคลังและราคาซื้อขายหรือไม่

9 .จำนวนการใช้งานของคนไม่จำกัดผู้ใช้งานเพิ่ม USER ได้เองมีรุปภาพของชื่อผู้ใช้แต่ละคนและลายเซ็น

10 .รองรับการทำงานให้สอดคล้องกับ ISO โดยตอบคำถาม ISO ได้ไม่ต้องกลัวผิด

11 .พนักงานจะมีความรู้ และศักยภาพมากขึ้นเพื่อช่วยการจัดการงานในหน้าที่ของตัวเองได้เป็นอย่างดี

Just in time คือ การส่งสินค้าไปให้ทันตามเวลาที่ลูกค้ากำหนด ลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่อหน่วยลงได้มากซึ่งการจัดการทั้งกระบวนการตั้งแต่การจัดการปัจจัยการผลิตที่มีคุณภาพจำนวนถูกต้องลดการสูญเสียเข้าสู่การผลิตที่ใช้การวางแผนงาน,คน,อุปกรณ์และการจัดวางผังของงานให้ถูกต้องเหมาะสมต่อสภาพร่างกายของผู้ปฏิบัติงานที่ให้ผลผลิตสูงสุด
งานดีที่สุด,แรงงานพึงพอใจ,สุขภาพปลอดภัยทำให้งานคงค้างในสายการผลิตน้อยที่สุดและนำผลิตภัณฑ์ออกถึงลูกค้าให้เร็วที่สุดที่มีคุณภาพที่สุดซึ่งมี เงื่อนไข 3 ส่วน ได้แก่
1.ส่งสินค้าได้ทันเวลา หมายถึง ไม่ไปส่งสินค้าก่อนเวลาที่ลูกค้ากำหนด และไม่ไปส่งสินค้าช้ากว่าเวลาที่ลูกค้ากำหนด
2.ส่งสินค้าได้ถูกต้อง หมายถึง สินค้าที่ส่งไปจะต้องตรงกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
3.จำนวนสินค้าถูกต้อง หมายถึง สินค้าที่ส่งไปมีจำนวนตรงกับที่ลูกค้าต้องการ ไม่ส่งเกินจำนวนหรือขาดจำนวน
      ถ้าเราส่งสินค้าไปก่อนเวลา ลูกค้าของเราคงมีปัญหาเรื่องการหาพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบ เนื่องจากยังไม่ถึงเวลาใช้วัตถุดิบนั้นๆ และถ้าเราส่งสินค้าไปไม่ทันเวลา หรือทันเวลาแต่ไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบจำนวนที่ลูกค้าต้องการ ลูกค้าของเราคงต้องหาพื้นที่เก็บสิ่งที่ยังไม่ต้องการ ในขณะเดียวกันก็ขาดสิ่งที่เขาต้องการ อันเป็นเหตุให้เกิดการหยุดการผลิต ซึ่งถ้าเป็นโรงงานที่เป็น Just In Time และมีการขยายผลไปยัง Supplier ต่างๆ ที่เราเรียกว่า SCM (Supply Chain Management) แล้วจะพบความสูญเสียอย่าง มหาศาล เนื่องจาก Supplierอื่นๆ จำเป็นต้องหยุดการผลิตเพื่อรอเราเพียงเจ้าเดียว
      นอกจากนี้เรายังต้องเสียค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าไปเปลี่ยนหรือส่งสินค้าเร่งด่วนเพิ่มเติม ซึ่งต้องเสียค่ารถบรรทุก เสียพนักงานที่ต้องไปตอบคำถามลูกค้า และที่สำคัญคือ เสีย เครดิตทางการค้า ด้วย ดังนั้นแล้วเราจะพบว่า Just In Time นั้นมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่อหน่วยลงได้มากซึ่งการจัดการทั้งกระบวนการ

       ในสมัยเริ่มต้นระบบ JIT II ถูกพัฒนาขึ้นสำหรับบริหารงานอุตสาหกรรมให้มีประสิทธิภาพ แต่ปรัชญาของ JIT สามารถที่จะใช้กับระบบการดำเนินงานในการให้บริการ โดยเฉพาะงานบริการที่มีลักษณะคล้ายการผลิต (Manufacturing-like) ที่มีลักษณะของการปฏิบัติที่ซ้ำๆ มีปริมาณสูง และเกี่ยวข้องกับสิ่งของที่จับต้องได้ เช่น อาหาร ไปรษณียภัณฑ์ หรือเอกสาร เป็นต้น ขณะที่ระบบการบริการอย่างอื่นที่มีลักษณะเฉพาะเจาะจงสูง เช่น การตัดผม รักษาโรค หรือบำรุงรักษา ก็สามารถนำระบบ JIT มาประยุกต์ได้ แต่อาจอยู่ในระดับขั้นที่น้อยกว่า โดยความสำคัญของระบบ JIT คือการปรับปรุงระบบการดำเนินงานให้ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพ โดยไม่ก่อให้เกิดการจัดเก็บหรือความซ้ำซ้อนของทรัพยากรดำเนินงาน 
ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ให้เป็น ประโยชน์สำหรับการให้บริการด้วยรูปแบบ ดังต่อไปนี้
1  การดำเนินงานที่มีคุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง โดยการ Benchmark การออกแบบการบริการ และการพัฒนาคุณภาพ ช่วยให้กรบริการประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะการสร้างทัศนคติแก่บุคลากรด้านบริการว่า คุณค่าของการบริการคือ การให้บริการที่ไม่มีข้อบกพร่อง (Defect-Free Service)
2   ระบบการจองและราคาที่แตกต่าง เป็นแนวปฏิบัติที่ผู้ให้บริการใช้จัดสรรน้ำหนักภาระงานให้อยู่ในระดับเดียวกัน (Uniform Facility Loads)
3  จัดวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐาน (Standardized Work Methods) โดยเฉพาะงานบริการที่ต้องกระทำซ้ำๆ กัน ซึ่งจะช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เรายังต้องศึกษาและพัฒนาเทคนิคการทำงานอยู่เสมอ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
4   ความใกล้ชิดกับผู้ขายวัตถุดิบ (Close Supplier Tie) เพื่อให้เกิดความมั่นใจถึงคุณภาพในการส่งสินค้าที่รวดเร็ว และตรงตามความต้องการ ซึ่งสามารถประยุกต์กับการบริการที่เกี่ยวข้องกับจำนวน เช่น ร้านอาหารจานด่วน และของที่ผลิตจำนวนมาก เช่น Wal-Mart และ Kmart เป็นต้น
5  ปกติงานบริการต้องการพนักงานที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถหลากหลาย สามารถให้บริการได้ในหลายๆ ส่วน เช่น ช่างซ่อมเครื่องไฟฟ้า หรือรถยนต์ อย่างไรก็ดีความหลากหลายของทักษะจะขึ้นอยู่กับลักษณะของงานด้วย ถ้าธุรกิจมีงานที่มีความซ้ำมากก็จะใช้บุคคลที่ปฏิบัติงานเฉพาะหน้าที่ได้
6  เครื่องมือและเครื่องจักรอัตโนมัติเข้ามามีบทบาทที่สำคัญในการบริการแบบ JIT ตัวอย่างเช่น การบริการของธนาคารด้วยระบบ ATM ตลอด 24 ชั่วโมง
7  ระบบการให้บริการที่ต้องอาศัยเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ประกอบ เช่น ส่วนสนุก โรงพยาบาล หรือขนส่ง ต้องบำรุงรักษาให้เครื่องมือนั้นสามารถปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการบำรุงรักษาแบบป้องกัน (Preventive Maintenance) เพื่อไม่ก่อให้เกิดความเสียหายระหว่างการดำเนินงาน โดยเฉพาะบริการที่ต้องการความเชื่อมั่นของการดำเนินงาน
8   การเคลื่อนของวัตถุดิบแบบดึงสามารถประยุกต์สำหรับการบริการที่มีสิ่งของที่จับต้องได้ในปริมาณมาก เช่น ร้านอาหารจานด่วน ซึ่งจะช่วยให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและต้นทุนต่ำ เป็นต้น
9   ผู้จัดการของหน่วยงานบริการสามารถจัดการให้ระบบงานมีลักษณะการดำเนินงานแบบให้ความสำคัญกับผลิตภัณฑ์ โดยจัดพนักงานและเครื่องมือทำงานให้เลื่อนไหลอย่างเป็นระบบ และไม่ก่อให้เกิดเวลาการทำงานที่สูญเปล่า
         ไม่ว่าจะเป็นระบบการผลิตหรือการให้บริการระบบ JIT จะให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของสมาชิก โดยเฉพาะพนักงานปฏิบัติการโดยจัดการทีมงานบนพื้นที่การทำงานกลุ่มขนาดเล็ก และเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนแสดงความคิดเห็นในการพัฒนาระบบงานและคุณภาพของผลงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งระบบการผลิต หรือบริการ ข้อดีของระบบ JIT เป็นเหตุให้ผู้จัดการต้องประเมินประสิทธิภาพในระบบงานของตน และพิจารณาที่จะปรับปรุงการดำเนินงานให้เป็นไปตามปรัชญาของ JIT

วงจรการพัฒนาระบบ(SDLC)

วงจรการพัฒนาระบบ(SDLC)

        ความหมาย เป็นการดำเนินการตามขั้นตอนหรือกระบวนการต่างๆที่กหนดเอาไว้ในแผนพัฒนาระบบสารสนเทศทางการเงิน เพื่อสร้างระบบงานคอมพิวเตอร์ให้ทำงานเป็นไปตามที่ต้องการ

 วงจรการพัฒนาระบบ คือ กระบวนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ โดยภายในวงจรนั้นจะแบ่งกระบวนการพัฒนาออกเป็นกลุ่มงานหลัก ๆ ดังนี้ ด้านการวางแผน (Planning Phase) ด้านการวิเคราะห์ (Analysis Phase) ด้านการออกแบบ (Design Phase) ด้านการสร้างและพัฒนา (Implementation Phase)


   ความสำคัญ  ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกันตั้งแต่เกิดจนตายวงจรนี้จะเป็นขั้นตอน ที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อย เป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร 




ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้น ด้วยกัน คือ

1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ (Analysis)
4. ออกแบบ (Design)
5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)

ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่า ต้องการระบบสารสนเทศหรือระบบจัดการเดิม ได้แก่ระบบเอกสารในตู้เอกสาร ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่ตอบสนองความต้องการในปัจจุบัน

ปัจจุบันผู้บริหารตื่นตัวกันมากที่จะให้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศมาใช้ในหน่วยงานของตน ในงานธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือใช้ในการผลิต ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรา จำกัด ติดต่อซื้อสินค้าจากผู้ขายหลายบริษัท ซึ่งบริษัทของเราจะมีระบบ MIS ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนี้สินที่บริษัทขอเราติดค้างผู้ขายอยู่ แต่ระบบเก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 รายเท่านั้น แต่ปัจจุบันผู้ขายมีระบบเก็บข้อมูลถึง 900 ราย และอนาคตอันใกล้นี้จะเกิน 1,000 ราย ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงเรียกนักวิเคราะห์ระบบเข้ามาศึกษา แก้ไขระบบงาน

ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)จุดประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ก็คือ การกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าการพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศ หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด และได้ผลเป็นที่น่าพอใจ
ปัญหาต่อไปคือ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีความเป็นไปได้ทางเทคนิคและบุคลากร ปัญหาทางเทคนิคก็จะเกี่ยวข้องกับเรื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องมือเก่าๆถ้ามี รวมทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ด้วย ตัวอย่างคือ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ในบริษัทเพียงพอหรือไม่ คอมพิวเตอร์อาจจะมีเนื้อที่ของฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ รวมทั้งซอฟต์แวร์ ว่าอาจจะต้องซื้อใหม่ หรือพัฒนาขึ้นใหม่ เป็นต้น ความเป็นไปได้ทางด้านบุคลากร คือ บริษัทมีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหาได้หรือไม่ จากที่ใด เป็นต้น นอกจากนั้นควรจะให้ความสนใจว่าผู้ใช้ระบบมีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งความเห็นของผู้บริหารด้วย


ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (Analysis)
เริ่มเข้าสู่การวิเคราะห์ระบบ การวิเคราะห์ระบบเริ่มตั้งแต่การศึกษาระบบการทำงานของธุรกิจนั้น ในกรณีที่ระบบเราศึกษานั้นเป็นระบบสารสนเทศอยู่แล้วจะต้องศึกษาว่าทำงานอย่างไร เพราะเป็นการยากที่จะออกแบบระบบใหม่โดยที่ไม่ทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร หรือธุรกิจดำเนินการอย่างไร หลังจากนั้นกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคในการเก็บข้อมูล (Fact-Gathering Techniques) ดังรูป ได้แก่ ศึกษาเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบวิธีการทำงานในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้ใช้และผู้จัดการที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังใช้งานขององค์กร รายงานต่างๆที่หมุนเวียนใน ระบบการศึกษาวิธีการทำงานในปัจจุบันจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบรู้ว่าระบบจริงๆทำงานอย่างไร ซึ่งบางครั้งค้นพบข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่าง เช่น เมื่อบริษัทได้รับใบเรียกเก็บเงินจะมีขั้นตอนอย่างไรในการจ่ายเงิน ขั้นตอนที่เสมียนป้อนใบเรียกเก็บเงินอย่างไร เฝ้าสังเกตการทำงานของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจและเห็นจริงๆ ว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบค้นพบจุดสำคัญของระบบว่าอยู่ที่ใด
การสัมภาษณ์เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องมีเพื่อเข้ากับผู้ใช้ได้ง่าย และสามารถดึงสิ่งที่ต้องการจากผู้ใช้ได้ เพราะว่าความต้องการของระบบคือ สิ่งสำคัญที่จะใช้ในการออกแบบต่อไป ถ้าเราสามารถกำหนดความต้องการได้ถูกต้อง การพัฒนาระบบในขั้นตอนต่อไปก็จะง่ายขึ้น เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจะนำมาเขียนรวมเป็นรายงานการทำงานของ ระบบซึ่งควรแสดงหรือเขียนออกมาเป็นรูปแทนที่จะร่ายยาวออกมาเป็นตัวหนังสือ การแสดงแผนภาพจะทำให้เราเข้าใจได้ดีและง่ายขึ้น หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบ อาจจะนำข้อมูลที่รวบรวมได้นำมาเขียนเป็น "แบบทดลอง" (Prototype) หรือตัวต้นแบบ แบบทดลองจะเขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ และที่ช่วยให้ง่ายขึ้นได้แก่ ภาษายุคที่ 4 (Fourth Generation Language) เป็นการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาเพื่อใช้งานตามที่เราต้องการได้ ดังนั้นแบบทดลองจึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้


ขั้นตอนที่4 : การออกแบบ (Design)ในระยะแรกของการออกแบบ นักวิเคราะห์ระบบจะนำการตัดสินใจ ของฝ่ายบริหารที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์การเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ด้วย (ถ้ามีหรือเป็นไปได้) หลังจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะนำแผนภาพต่างๆ ที่เขียนขึ้นในขั้นตอนการวิเคราะห์มาแปลงเป็นแผนภาพลำดับขั้น (แบบต้นไม้) ดังรูปข้างล่าง เพื่อให้มองเห็นภาพลักษณ์ที่แน่นอนของโปรแกรมว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร และโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องเขียนในระบบ หลังจากนั้นก็เริ่มตัดสินใจว่าควรจะจัดโครงสร้างจากโปรแกรมอย่างไร การเชื่อมระหว่างโปรแกรมควรจะทำอย่างไร ในขั้นตอนการวิเคราะห์นักวิเคราะห์ระบบต้องหาว่า "จะต้องทำอะไร (What)" แต่ในขั้นตอนการออกแบบต้องรู้ว่า " จะต้องทำอย่างไร(How)"
ในการออกแบบโปรแกรมต้องคำนึงถึงความปลอดภัย (Security) ของระบบด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น "รหัส" สำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สำรองไฟล์ข้อมูลทั้งหมด เป็นต้น


ขั้นตอนที่ 5 : การพัฒนาระบบ (Construction)ในขั้นตอนนี้โปรแกรมเมอร์จะเริ่มเขียนและทดสอบโปรแกรมว่า ทำงานถูกต้องหรือไม่ ต้องมีการทดสอบกับข้อมูลจริงที่เลือกแล้ว ถ้าทุกอย่างเรียบร้อย เราจะได้โปรแกรมที่พร้อมที่จะนำไปใช้งานจริงต่อไป หลังจากนั้นต้องเตรียมคู่มือการใช้และการฝึกอบรมผู้ใช้งานจริงของระบบ
ระยะแรกในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมสถานที่สำหรับ เครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจะต้องตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ทำงานเรียบร้อยดี
โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมตามข้อมูลที่ได้จากเอกสารข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ (Design Specification) ปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องในการเขียนโปรแกรม แต่ถ้าโปรแกรมเมอร์คิดว่าการเขียนอย่างอื่นดีกว่าจะต้องปรึกษานักวิเคราะห์ระบบเสียก่อน เพื่อที่ว่านักวิเคราะห์จะบอกได้ว่าโปรแกรมที่จะแก้ไขนั้นมีผลกระทบกับระบบทั้งหมดหรือไม่ โปรแกรมเมอร์เขียนเสร็จแล้วต้องมีการทบทวนกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด วิธีการนี้เรียกว่า "Structure Walkthrough " การทดสอบโปรแกรมจะต้องทดสอบกับข้อมูลที่เลือกแล้วชุดหนึ่ง ซึ่งอาจจะเลือกโดยผู้ใช้ การทดสอบเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ แต่นักวิเคราะห์ระบบต้องแน่ใจว่า โปรแกรมทั้งหมดจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด


ขั้นตอนที่ 6 : การปรับเปลี่ยน (Construction)ขั้นตอนนี้บริษัทนำระบบใหม่มาใช้แทนของเก่าภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ การป้อนข้อมูลต้องทำให้เรียบร้อย และในที่สุดบริษัทเริ่มต้นใช้งานระบบใหม่นี้ได้
การนำระบบเข้ามาควรจะทำอย่างค่อยเป็นค่อยไปทีละน้อย ที่ดีที่สุดคือ ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเก่าไปสักระยะหนึ่ง โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าเรียบร้อยก็เอาระบบเก่าออกได้ แล้วใช้ระบบใหม่ต่อไป
ขั้นตอนที่ 7 : บำรุงรักษา (Maintenance)การบำรุงรักษาได้แก่ การแก้ไขโปรแกรมหลังจากการใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว สาเหตุที่ต้องแก้ไขระบบส่วนใหญ่มี 2 ข้อ คือ 1. มีปัญหาในโปรแกรม (Bug) และ 2. การดำเนินงานในองค์กรหรือธุรกิจเปลี่ยนไป จากสถิติของระบบที่พัฒนาแล้วทั้งหมดประมาณ 40% ของค่าใช้จ่ายในการแก้ไขโปรแกรม เนื่องจากมี "Bug" ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบควรให้ความสำคัญกับการบำรุงรักษา ซึ่งปกติจะคิดว่าไม่มีความสำคัญมากนัก
เมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น ความต้องการของระบบอาจจะเพิ่มมากขึ้น เช่น ต้องการรายงานเพิ่มขึ้น ระบบที่ดีควรจะแก้ไขเพิ่มเติมสิ่งที่ต้องการได้
การบำรุงรักษาระบบ ควรจะอยู่ภายใต้การดูแลของนักวิเคราะห์ระบบ เมื่อผู้บริหารต้องการแก้ไขส่วนใดนักวิเคราะห์ระบบต้องเตรียมแผนภาพต่าง ๆ และศึกษาผลกระทบต่อระบบ และให้ผู้บริหารตัดสินใจต่อไปว่าควรจะแก้ไขหรือไม่