ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ และเครื่องมือในการจัดการสินค้าคงเหลือ

ระบบ MRP (Manufacturing Resource Planning) เป็นระบบที่ใช้ในงานบริหารการผลิตในธุรกิจประเภทอุตสาหกรรมการผลิต เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการใช้วัตถุดิบว่าใช้ในช่วงใดบ้าง ปริมาณเท่าใด นำไปใช้ในเงื่อนไขอะไร (ผลิต, ขาย) เพื่อให้ปริมาณสินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่เหมาะสม (ไม่สูงหรือต่ำเกินไป) รวมไปถึงการจัดการเรื่อง เงินทุน แรงงาน และเครื่องจักร และ การจัดการวางแผน และ ควบคุมการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
       ระบบ MRP มีหลักการทำงานโดยสรุปอย่างไรวัตถุประสงค์หลักในธุรกิจการผลิต คือต้องการผลิตสินค้าให้ทันเวลาและเพียงพอกับความต้องการของลูกค้า โดยควบคุมให้เกิดความเสียหายน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อผลตอบแทนที่ดีที่สุด การทำงานของระบบ MRP โดยเริ่มจากปริมาณสินค้าทั้งหมดที่ต้องการ โดยคำนวณจากจำนวนยอดขายทั้งหมดที่ลูกค้าสั่งซื้อเข้ามา จำนวนยอดสินค้าที่ค้างส่ง และ ปริมาณการใช้สินค้าในกรณีอื่นๆ เมื่อได้ยอดสินค้าทั้งหมดแล้ว จากนั้นก็จะต้องตรวจสอบกับสินค้าในคลังสินค้าสำเร็จรูปพร้อมขาย ว่ามีจำนวนเพียงพอหรือไม่ ถ้ามีเพียงพอ ก็จะจัดเตรียมสินค้า และ จัดส่งสินค้าให้ลูกค้า แต่ถ้าหากสินค้ามีไม่พอที่จะส่งให้ลูกค้า ก็จะต้องทำการวางแผนการผลิตสินค้า ตามจำนวนที่ยังขาดอยู่ โดยการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการวัตถุดิบ ว่าจะต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง จำนวนเท่าไร และต้องใช้เวลาใดบ้าง ใช้เครื่องจักรไหนบ้าง ใช้พนักงานเท่าไหร่ โดยคำนวณจากรายการวัตถุดิบ (Bill of Material) ซึ่งได้กำหนดว่าสินค้าสำเร็จรูปแต่ละชนิดประกอบด้วยวัตถุดิบอะไรบ้าง และ รายการใช้วัตถุดิบในกรณีอื่นๆ เมื่อได้วัตถุดิบทั้งหมดแล้ว ก็จะต้องมาตรวจสอบวัตถุดิบ ว่ามีเพียงพอหรือไม่ โดยตรวจสอบจาก ยอดคงเหลือของวัตถุดิบคงคลัง และ รายการวัตถุดิบที่ค้างรับจากการสั่งซื้อ (อยู่ในระหว่างการจัดส่งจากผู้จำหน่าย) ถ้าวัตถุดิบเพียงพอ ก็เบิกวัตถุดิบไปผลิตสินค้า ตามแผนการผลิต ขบวนการผลิต และ การควบคุมการผลิต เมื่อผลิตเสร็จก็จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ระบบก็เชื่อมต่อไปยังการบริหารข้อมูลทางด้านต้นทุน บัญชี และการเงิน

ประโยชน์ของระบบ MRP

1 .ช่วยลดต้นทุนสินค้าได้มาก เนื่องจากมีการวางแผนการจัดการวัตถุดิบตามหลักสากล และรวมถึงการได้ผ่านการใช้งานจริงมาแล้วจากโรงงานที่นำไปใช้ ซึ่งได้ผลเป้นที่น่าพอใจเป็นอย่างมาก

2 .ช่วยลดปัญหาที่เกิดจากการบริหาร กระบวนการ วัสดุ เครื่องจักร

3 .เป็นที่เก็บองค์ความรู้ขององค์กร เช่น มาตรฐานการผลิต (BOM) วิธีการบริหารจัดการคลังสินค้า วิธีสั่งซื้อ สั่งผลิต ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

4 .สามารถเรียกดูรายงานในการสรุปผลได้ ณ ตอนนั้นเลย แม้จะอยู่ต่างประเทศ

5 .ลดการสูญเสียวัตถุดิบ สินค้า ด้วยนโยบายการบริหารแบบ FIFO ,L4L ,EOQ ,ROP

6 .สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถที่จะตรวจสอบกระบวนการต่างๆได้เหมาะสม สำหรับผู้บรหารที่ต้องการนำเสนอสินค้าให้แก่ลูกค้าปัจจุบัน หรือลูกค้าในอนาคต ด้วยข้อมูลที่มีอยู่จริง

7 .กำหนดระยะเวลาการส่งสินค้าได้ถูกต้องมากยิ่งขึ้น ก่อนผลิตจริง จะได้ไม่ถูกปรับ และสูญเสียความน่าเชื่อถือเมื่อกำหนดเวลาแล้วส่งสินค้าไม่ทัน

8 .สามารถเทียบน้ำหนัก Supplier กับทางองค์กรของตัวเองได้ว่าน้ำหนักแตกต่างกันจะมีผลต่อจำนวนคงคลังและราคาซื้อขายหรือไม่

9 .จำนวนการใช้งานของคนไม่จำกัดผู้ใช้งานเพิ่ม USER ได้เองมีรุปภาพของชื่อผู้ใช้แต่ละคนและลายเซ็น

10 .รองรับการทำงานให้สอดคล้องกับ ISO โดยตอบคำถาม ISO ได้ไม่ต้องกลัวผิด

11 .พนักงานจะมีความรู้ และศักยภาพมากขึ้นเพื่อช่วยการจัดการงานในหน้าที่ของตัวเองได้เป็นอย่างดี

Just in time คือ การส่งสินค้าไปให้ทันตามเวลาที่ลูกค้ากำหนด ลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่อหน่วยลงได้มากซึ่งการจัดการทั้งกระบวนการตั้งแต่การจัดการปัจจัยการผลิตที่มีคุณภาพจำนวนถูกต้องลดการสูญเสียเข้าสู่การผลิตที่ใช้การวางแผนงาน,คน,อุปกรณ์และการจัดวางผังของงานให้ถูกต้องเหมาะสมต่อสภาพร่างกายของผู้ปฏิบัติงานที่ให้ผลผลิตสูงสุด
งานดีที่สุด,แรงงานพึงพอใจ,สุขภาพปลอดภัยทำให้งานคงค้างในสายการผลิตน้อยที่สุดและนำผลิตภัณฑ์ออกถึงลูกค้าให้เร็วที่สุดที่มีคุณภาพที่สุดซึ่งมี เงื่อนไข 3 ส่วน ได้แก่
1.ส่งสินค้าได้ทันเวลา หมายถึง ไม่ไปส่งสินค้าก่อนเวลาที่ลูกค้ากำหนด และไม่ไปส่งสินค้าช้ากว่าเวลาที่ลูกค้ากำหนด
2.ส่งสินค้าได้ถูกต้อง หมายถึง สินค้าที่ส่งไปจะต้องตรงกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
3.จำนวนสินค้าถูกต้อง หมายถึง สินค้าที่ส่งไปมีจำนวนตรงกับที่ลูกค้าต้องการ ไม่ส่งเกินจำนวนหรือขาดจำนวน
      ถ้าเราส่งสินค้าไปก่อนเวลา ลูกค้าของเราคงมีปัญหาเรื่องการหาพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบ เนื่องจากยังไม่ถึงเวลาใช้วัตถุดิบนั้นๆ และถ้าเราส่งสินค้าไปไม่ทันเวลา หรือทันเวลาแต่ไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบจำนวนที่ลูกค้าต้องการ ลูกค้าของเราคงต้องหาพื้นที่เก็บสิ่งที่ยังไม่ต้องการ ในขณะเดียวกันก็ขาดสิ่งที่เขาต้องการ อันเป็นเหตุให้เกิดการหยุดการผลิต ซึ่งถ้าเป็นโรงงานที่เป็น Just In Time และมีการขยายผลไปยัง Supplier ต่างๆ ที่เราเรียกว่า SCM (Supply Chain Management) แล้วจะพบความสูญเสียอย่าง มหาศาล เนื่องจาก Supplierอื่นๆ จำเป็นต้องหยุดการผลิตเพื่อรอเราเพียงเจ้าเดียว
      นอกจากนี้เรายังต้องเสียค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าไปเปลี่ยนหรือส่งสินค้าเร่งด่วนเพิ่มเติม ซึ่งต้องเสียค่ารถบรรทุก เสียพนักงานที่ต้องไปตอบคำถามลูกค้า และที่สำคัญคือ เสีย เครดิตทางการค้า ด้วย ดังนั้นแล้วเราจะพบว่า Just In Time นั้นมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่อหน่วยลงได้มากซึ่งการจัดการทั้งกระบวนการ

       ในสมัยเริ่มต้นระบบ JIT II ถูกพัฒนาขึ้นสำหรับบริหารงานอุตสาหกรรมให้มีประสิทธิภาพ แต่ปรัชญาของ JIT สามารถที่จะใช้กับระบบการดำเนินงานในการให้บริการ โดยเฉพาะงานบริการที่มีลักษณะคล้ายการผลิต (Manufacturing-like) ที่มีลักษณะของการปฏิบัติที่ซ้ำๆ มีปริมาณสูง และเกี่ยวข้องกับสิ่งของที่จับต้องได้ เช่น อาหาร ไปรษณียภัณฑ์ หรือเอกสาร เป็นต้น ขณะที่ระบบการบริการอย่างอื่นที่มีลักษณะเฉพาะเจาะจงสูง เช่น การตัดผม รักษาโรค หรือบำรุงรักษา ก็สามารถนำระบบ JIT มาประยุกต์ได้ แต่อาจอยู่ในระดับขั้นที่น้อยกว่า โดยความสำคัญของระบบ JIT คือการปรับปรุงระบบการดำเนินงานให้ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพ โดยไม่ก่อให้เกิดการจัดเก็บหรือความซ้ำซ้อนของทรัพยากรดำเนินงาน 
ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ให้เป็น ประโยชน์สำหรับการให้บริการด้วยรูปแบบ ดังต่อไปนี้
1  การดำเนินงานที่มีคุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง โดยการ Benchmark การออกแบบการบริการ และการพัฒนาคุณภาพ ช่วยให้กรบริการประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะการสร้างทัศนคติแก่บุคลากรด้านบริการว่า คุณค่าของการบริการคือ การให้บริการที่ไม่มีข้อบกพร่อง (Defect-Free Service)
2   ระบบการจองและราคาที่แตกต่าง เป็นแนวปฏิบัติที่ผู้ให้บริการใช้จัดสรรน้ำหนักภาระงานให้อยู่ในระดับเดียวกัน (Uniform Facility Loads)
3  จัดวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐาน (Standardized Work Methods) โดยเฉพาะงานบริการที่ต้องกระทำซ้ำๆ กัน ซึ่งจะช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เรายังต้องศึกษาและพัฒนาเทคนิคการทำงานอยู่เสมอ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
4   ความใกล้ชิดกับผู้ขายวัตถุดิบ (Close Supplier Tie) เพื่อให้เกิดความมั่นใจถึงคุณภาพในการส่งสินค้าที่รวดเร็ว และตรงตามความต้องการ ซึ่งสามารถประยุกต์กับการบริการที่เกี่ยวข้องกับจำนวน เช่น ร้านอาหารจานด่วน และของที่ผลิตจำนวนมาก เช่น Wal-Mart และ Kmart เป็นต้น
5  ปกติงานบริการต้องการพนักงานที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถหลากหลาย สามารถให้บริการได้ในหลายๆ ส่วน เช่น ช่างซ่อมเครื่องไฟฟ้า หรือรถยนต์ อย่างไรก็ดีความหลากหลายของทักษะจะขึ้นอยู่กับลักษณะของงานด้วย ถ้าธุรกิจมีงานที่มีความซ้ำมากก็จะใช้บุคคลที่ปฏิบัติงานเฉพาะหน้าที่ได้
6  เครื่องมือและเครื่องจักรอัตโนมัติเข้ามามีบทบาทที่สำคัญในการบริการแบบ JIT ตัวอย่างเช่น การบริการของธนาคารด้วยระบบ ATM ตลอด 24 ชั่วโมง
7  ระบบการให้บริการที่ต้องอาศัยเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ประกอบ เช่น ส่วนสนุก โรงพยาบาล หรือขนส่ง ต้องบำรุงรักษาให้เครื่องมือนั้นสามารถปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการบำรุงรักษาแบบป้องกัน (Preventive Maintenance) เพื่อไม่ก่อให้เกิดความเสียหายระหว่างการดำเนินงาน โดยเฉพาะบริการที่ต้องการความเชื่อมั่นของการดำเนินงาน
8   การเคลื่อนของวัตถุดิบแบบดึงสามารถประยุกต์สำหรับการบริการที่มีสิ่งของที่จับต้องได้ในปริมาณมาก เช่น ร้านอาหารจานด่วน ซึ่งจะช่วยให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและต้นทุนต่ำ เป็นต้น
9   ผู้จัดการของหน่วยงานบริการสามารถจัดการให้ระบบงานมีลักษณะการดำเนินงานแบบให้ความสำคัญกับผลิตภัณฑ์ โดยจัดพนักงานและเครื่องมือทำงานให้เลื่อนไหลอย่างเป็นระบบ และไม่ก่อให้เกิดเวลาการทำงานที่สูญเปล่า
         ไม่ว่าจะเป็นระบบการผลิตหรือการให้บริการระบบ JIT จะให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของสมาชิก โดยเฉพาะพนักงานปฏิบัติการโดยจัดการทีมงานบนพื้นที่การทำงานกลุ่มขนาดเล็ก และเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนแสดงความคิดเห็นในการพัฒนาระบบงานและคุณภาพของผลงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งระบบการผลิต หรือบริการ ข้อดีของระบบ JIT เป็นเหตุให้ผู้จัดการต้องประเมินประสิทธิภาพในระบบงานของตน และพิจารณาที่จะปรับปรุงการดำเนินงานให้เป็นไปตามปรัชญาของ JIT